I. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Datos del Responsable del Tratamiento

Razón Social: CONTIGO SEGUROS LTDA

NIT: 901931298

Domicilio principal: NEIVA, HUILA, COLOMBIA

Dirección: Calle 7 #29a-128, Edificio Leyser

Teléfono: 3115754128

Correo electrónico: director@contigoseguros.com.co

Sitio web: www.contigoseguros.co

Actividad económica: AGENTES Y CORREDORES DE SEGUROS

Servicios ofrecidos: SEGUROS DE AUTOMÓVIL · SEGUROS DE VIDA · SEGUROS DE SALUD · SEGUROS DE HOGAR

II. MARCO NORMATIVO

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se expide en cumplimiento del siguiente marco jurídico vigente en Colombia:

Artículo 15 – Constitución Política: Derecho fundamental al Habeas Data: conocer, actualizar y rectificar datos personales.

Ley Estatutaria 1581 de 2012: Marco general de protección de datos personales en Colombia.

Decreto 1377 de 2013: Reglamenta la Ley 1581: autorización, políticas, derechos del titular y transferencias internacionales.

Decreto 1074 de 2015: Decreto único reglamentario del sector comercio, industria y turismo.

Ley 1266 de 2008: Habeas Data financiero y manejo de información crediticia.

Circular Externa SIC 002 de 2015: Instrucciones sobre medidas de seguridad de datos personales.

Resolución SIC 76434 de 2012: Registro nacional de bases de datos (RNBD).

III. DEFINICIONES

Para efectos de la presente Política, se adoptan las siguientes definiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013:

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Dato que no sea semiprivado, privado o sensible (estado civil, profesión, calidad de comerciante).

Dato semiprivado: Dato que no tiene naturaleza íntima ni pública, pero cuyo conocimiento interesa a cierto sector (datos laborales, financieros).

Dato privado: Dato de naturaleza íntima o reservada que solo interesa al titular.

Dato sensible: Datos que afectan la intimidad del Titular: origen racial, orientación política, convicciones religiosas, salud, vida sexual, datos biométricos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento. En este caso: Contigo Seguros.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento por cuenta del Responsable.

Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, etc.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para el Tratamiento de sus datos.

Aviso de privacidad: Comunicación al Titular sobre las políticas de Tratamiento y las finalidades del mismo.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Transferencia: Transmisión de datos a un Responsable fuera de Colombia.

Transmisión: Comunicación de datos al Encargado dentro o fuera de Colombia para el Tratamiento por cuenta del Responsable.

Habeas Data: Derecho constitucional a conocer, actualizar y rectificar datos personales contenidos en bases de datos.

SIC: Superintendencia de Industria y Comercio: autoridad de protección de datos en Colombia.

IV. PRINCIPIOS RECTORES DEL TRATAMIENTO

Contigo Seguros observa estrictamente los principios establecidos en el artículo 4° de la Ley 1581 de 2012:

• Principio de legalidad: El tratamiento se realizará conforme a las disposiciones legales vigentes.
• Principio de finalidad: Los datos se recolectarán con fines determinados, explícitos y legítimos, informados previamente al Titular. No se usarán para finalidades incompatibles con las declaradas.
• Principio de libertad: El tratamiento sólo podrá ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del Titular. Los datos no podrán obtenerse mediante engaño, fraude o coacción.
• Principio de veracidad o calidad: La información tratada deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable. Contigo Seguros no tratará datos parciales, incompletos o que induzcan a error.
• Principio de transparencia: El Titular podrá conocer, en cualquier momento, la existencia y el alcance del tratamiento que se realice sobre sus datos.
• Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales sólo podrán ser accedidos por las personas autorizadas y para las finalidades declaradas.
• Principio de seguridad: Contigo Seguros adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos frente a riesgos de adulteración, pérdida, consulta, uso no autorizado o acceso fraudulento.
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su vinculación con la empresa.

V. BASES DE DATOS ADMINISTRADAS POR CONTIGO SEGUROS

En el desarrollo de su actividad aseguradora, Contigo Seguros administra las siguientes bases de datos, debidamente registradas ante la Superintendencia de Industria y Comercio:

• Clientes y prospectos: Titulares: Personas naturales interesadas o tomadoras de pólizas. Finalidad principal: Gestión comercial y de seguros.
• Empleados y contratistas: Titulares: Personal vinculado laboral o comercialmente. Finalidad principal: Gestión de talento humano.
• Beneficiarios de pólizas: Titulares: Terceros designados en pólizas de vida y hogar. Finalidad principal: Gestión de siniestros y coberturas.
• Proveedores y aliados: Titulares: Personas naturales proveedoras de bienes y servicios. Finalidad principal: Gestión de compras y relaciones comerciales.

VI. DATOS PERSONALES RECOLECTADOS

De acuerdo con la naturaleza de los servicios ofrecidos por Contigo Seguros y las finalidades de cada línea de negocio, se recolectan las siguientes categorías de datos:

6.1 Datos de identificación

• Nombres y apellidos completos
• Tipo y número de documento de identidad (CC, CE, Pasaporte, NIT)
• Fecha y lugar de nacimiento
• Género y estado civil
• Fotografía o imagen (cuando aplique)

6.2 Datos de contacto

• Dirección de residencia o domicilio
• Número(s) de teléfono (fijo y móvil)
• Correo electrónico
• Ciudad y departamento de residencia

6.3 Datos financieros y patrimoniales

• Ingresos mensuales y fuente de ingresos
• Actividad económica u ocupación
• Información de cuentas bancarias (para pago de primas o siniestros)
• Valor de bienes asegurados

6.4 Datos específicos por línea de seguro

Seguro de Automóvil: Placa del vehículo, marca, modelo, año, número de chasis y motor, uso del vehículo, historial de siniestros, licencia de conducción.

Seguro de Vida: Estado de salud general (declaración de asegurabilidad), historial clínico relevante, beneficiarios designados y su parentesco, hábitos (tabaco, actividades de riesgo).

Seguro de Salud: Diagnósticos médicos, patologías preexistentes, historial de hospitalizaciones, medicamentos de uso continuo, grupo sanguíneo. Estos datos son considerados DATOS SENSIBLES y requieren autorización expresa.

Seguro de Hogar: Dirección del inmueble, descripción y valor de bienes asegurados, tipo de construcción, uso del inmueble (residencial/comercial), historial de siniestros previos.

6.5 Datos de menores de edad

Contigo Seguros podrá recolectar datos de menores de edad únicamente como beneficiarios de pólizas de Vida o Salud. En tales casos, la autorización deberá ser otorgada por el representante legal o padre/madre con patria potestad, y el tratamiento quedará estrictamente limitado a la finalidad aseguradora que lo origina.

6.6 Datos sensibles

Conforme al artículo 5° de la Ley 1581 de 2012, los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos son considerados datos sensibles. Contigo Seguros solo los tratará cuando:

• El titular otorgue su autorización expresa e informada.
• El tratamiento sea necesario para la ejecución o cumplimiento de una póliza de salud o vida.
• Exista una obligación legal que lo requiera.

En ningún caso Contigo Seguros tratará datos que revelen origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, ni pertenencia a sindicatos u organizaciones políticas.

VII. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Los datos personales recolectados por Contigo Seguros serán tratados para las siguientes finalidades, previamente informadas al Titular:

7.1 Finalidades relacionadas con la actividad aseguradora

• Cotizar, emitir, renovar, modificar y gestionar pólizas de seguros de automóvil, vida, salud y hogar.
• Evaluar el riesgo asegurable y determinar condiciones de cobertura.
• Atender y gestionar siniestros, reclamaciones e indemnizaciones.
• Reportar a compañías aseguradoras y reaseguradoras la información necesaria para la gestión de las pólizas.
• Cumplir con las obligaciones derivadas de los contratos de seguro suscritos.
• Verificar la identidad del titular y prevenir el fraude en seguros.

7.2 Finalidades comerciales y de relacionamiento

• Enviar cotizaciones, propuestas comerciales y ofertas de nuevos productos o servicios.
• Remitir comunicaciones informativas, avisos de vencimiento, recordatorios de pago y renovaciones.
• Realizar actividades de mercadeo, publicidad y prospección comercial.
• Desarrollar estudios de mercado, encuestas de satisfacción y análisis estadísticos.
• Gestionar programas de fidelización, referidos y beneficios para clientes.

7.3 Finalidades operativas y administrativas

• Gestionar la relación contractual con empleados, contratistas y proveedores.
• Cumplir obligaciones tributarias, contables y de reporte ante entidades del Estado.
• Atender consultas, reclamos, peticiones y quejas presentadas por los Titulares.
• Gestionar cobros de primas y realizar pagos de siniestros.
• Archivar y conservar documentos conforme a las normas de retención documental.

7.4 Finalidades legales y regulatorias

• Cumplir con requerimientos de la Superintendencia Financiera de Colombia, la SIC y demás autoridades competentes.
• Prevenir el lavado de activos y la financiación del terrorismo (SARLAFT/SAGRILAFT).
• Dar cumplimiento a órdenes judiciales, administrativas o de policía.

VIII. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

8.1 Requisitos de la autorización

De conformidad con el artículo 9° de la Ley 1581 de 2012, Contigo Seguros obtendrá autorización previa, expresa e informada del Titular antes del inicio de cualquier tratamiento. Dicha autorización podrá constar en:

• Documento físico firmado por el Titular.
• Formulario digital con aceptación explícita (click de aceptación, firma electrónica).
• Grabación de voz en procesos telefónicos debidamente registrada.
• Cualquier otro medio que permita su consulta posterior y acredite la voluntad del Titular.

8.2 Contenido mínimo de la autorización

La autorización debe informar al titular sobre:

• La identificación del Responsable del Tratamiento (Contigo Seguros).
• El tipo de datos que serán recolectados.
• Las finalidades específicas del tratamiento.
• Los derechos que le asisten como Titular.
• El carácter facultativo o no de la respuesta a las preguntas sobre datos sensibles.
• Los mecanismos disponibles para ejercer sus derechos.

8.3 Casos en que no se requiere autorización

Conforme al artículo 10° de la Ley 1581 de 2012, no se requerirá autorización del Titular cuando:

• La información sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales.
• Se trate de datos de naturaleza pública.
• Sea necesario proteger el interés vital del titular y este se encuentre incapacitado para dar su autorización.
• Exista una situación de urgencia médica o sanitaria.
• El tratamiento sea autorizado por ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

8.4 Revocación de la autorización

El Titular podrá revocar su autorización en cualquier momento, a través de los canales de atención habilitados. La revocación no tendrá efectos retroactivos ni afectará las obligaciones derivadas de contratos de seguro vigentes.

IX. DERECHOS DE LOS TITULARES

De conformidad con el artículo 8° de la Ley 1581 de 2012, los Titulares de datos personales tienen los siguientes derechos, cuyo ejercicio es gratuito:

• Derecho de acceso y conocimiento: Conocer qué datos personales suyos están siendo tratados por Contigo Seguros, con qué finalidad y en qué bases de datos.
• Derecho de actualización: Solicitar la actualización de sus datos personales cuando estén desactualizados.
• Derecho de rectificación: Solicitar la corrección de datos que sean inexactos, incompletos o parciales.
• Derecho de supresión: Solicitar la eliminación de sus datos cuando no se requieran para la finalidad que motivó su recolección, o cuando el tratamiento no cumpla con los requisitos legales. Este derecho podrá limitarse cuando existan obligaciones legales o contractuales vigentes.
• Derecho de oposición: Oponerse al tratamiento de sus datos para finalidades de mercadeo, publicidad o prospección comercial.
• Derecho a prueba de autorización: Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos, salvo que la ley establezca excepción.
• Derecho de información: Ser informado, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos personales.
• Derecho de queja: Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a las normas de protección de datos.
• Derecho de revocación: Revocar la autorización otorgada para el tratamiento en cualquier momento, salvo que exista obligación legal o contractual que lo impida.

X. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS

10.1 Canales de atención habilitados

El Titular, su representante o causahabiente podrá ejercer sus derechos a través de los siguientes canales:

• Correo electrónico: director@contigoseguros.com.co
• Comunicación escrita: dirigida al área de Servicio al Cliente en Calle 7 #29a-128, Edificio Leyser.
• Formulario web disponible en: www.contigoseguros.co/pqrs
• Presencialmente en las instalaciones de la empresa, en horario de atención al público.

10.2 Consultas

El Titular que desee consultar la información personal que reposa en las bases de datos de Contigo Seguros, recibirá respuesta dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho plazo, se informará al Titular antes del vencimiento, expresando los motivos de la demora y la fecha en que será atendida.

10.3 Reclamos

El Titular que considere que la información contenida en las bases de datos debe ser corregida, actualizada o suprimida, o cuando advierta el presunto incumplimiento de los deberes legales, podrá presentar reclamo ante Contigo Seguros. El reclamo se tramitará bajo las siguientes reglas:

1. La solicitud se formulará mediante escrito dirigido al Responsable del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos y los documentos de soporte (si los hubiere).
2. Si el reclamo resulta incompleto, Contigo Seguros requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane las fallas.
3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda de ‘reclamo en trámite’ dentro de los dos (2) días hábiles siguientes.
4. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente al de su recibo. Cuando no sea posible, se informará antes del vencimiento.
5. Si el Titular no queda satisfecho con la respuesta, podrá acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio.

XI. CIRCULACIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES

11.1 Terceros nacionales con acceso a datos

En desarrollo de sus actividades, Contigo Seguros podrá compartir datos personales con los siguientes terceros, bajo acuerdos de confidencialidad y en el marco legal vigente:

• Compañías aseguradoras con quienes se suscriban las pólizas (Ej.: Sura, Bolívar, HDI, Mapfre, Allianz, entre otras).
• Empresas de tecnología y plataformas digitales utilizadas para la gestión de pólizas y CRM.
• Entidades financieras para procesamiento de pagos de primas o siniestros.
• Terceros proveedores de servicios de mensajería, correo electrónico y marketing digital.
• Autoridades públicas, entidades de control o judiciales, cuando sea legalmente requerido.

11.2 Transferencia internacional de datos

Contigo Seguros solo realizará transferencia internacional de datos personales a países que cuenten con niveles adecuados de protección, conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y las instrucciones de la SIC. En los demás casos, se exigirá declaración de conformidad del receptor o cláusulas contractuales estándar aprobadas por la autoridad competente.

XII. MEDIDAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Contigo Seguros implementa las siguientes medidas para proteger los datos personales contra pérdida, acceso no autorizado, divulgación indebida, alteración o destrucción:

12.1 Medidas técnicas

• Cifrado de bases de datos y comunicaciones que contengan datos personales.
• Control de acceso por roles y perfiles (principio de mínimo privilegio).
• Copias de seguridad periódicas con almacenamiento seguro.
• Auditorías de acceso y trazabilidad de operaciones sobre datos personales.
• Uso de sistemas antivirus, firewall y herramientas de prevención de intrusiones.
• Gestión de vulnerabilidades y actualizaciones de seguridad.

12.2 Medidas administrativas y organizativas

• Política de uso aceptable de sistemas de información para empleados y contratistas.
• Capacitación periódica al personal sobre protección de datos y ciberseguridad.
• Suscripción de acuerdos de confidencialidad y cláusulas de protección de datos con empleados y proveedores.
• Designación de un responsable interno de protección de datos personales.
• Procedimiento de gestión y notificación de incidentes de seguridad.

12.3 Notificación de incidentes de seguridad

En caso de ocurrir un incidente de seguridad que implique vulneración de datos personales, Contigo Seguros notificará a la Superintendencia de Industria y Comercio en los términos establecidos por la normativa vigente, e informará a los Titulares afectados cuando el incidente represente un riesgo significativo para sus derechos.

XIII. CONSERVACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento y las obligaciones legales aplicables. Los criterios para determinar los plazos de conservación son los siguientes:

• Datos de pólizas vigentes: Plazo: Duración del contrato más 10 años. Base legal: Obligación contractual y legal.
• Datos de siniestros: Plazo: 10 años desde la liquidación. Base legal: Prescripción de acciones legales.
• Datos laborales: Plazo: Duración del vínculo más 5 años. Base legal: Código Sustantivo del Trabajo.
• Datos de prospectos (no vinculados): Plazo: 2 años desde la última interacción. Base legal: Finalidad comercial.
• Datos SARLAFT/SAGRILAFT: Plazo: 10 años mínimo. Base legal: Circular básica jurídica SFC.
• Datos contables y tributarios: Plazo: 10 años. Base legal: Código de Comercio y estatuto tributario.

XIV. ÁREA RESPONSABLE DE PROTECCIÓN DE DATOS

Contigo Seguros designa al siguiente responsable para la gestión interna de la protección de datos personales, la atención de consultas, reclamos y el cumplimiento de la presente Política:

Área responsable: Servicio al Cliente

Correo electrónico: director@contigoseguros.com.co

Teléfono de contacto: 3115754128

Horario de atención: Lunes a viernes, 8:00 a.m. – 5:00 p.m.

Dirección física: Calle 7 #29a-128, Edificio Leyser.

Sitio web: www.contigoseguros.co/politica-de-tratamiento-y-proteccion-de-datos-personales/

XV. VIGENCIA, ACTUALIZACIÓN Y PUBLICACIÓN

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir de su publicación en el sitio web de Contigo Seguros (www.contigoseguros.co) y tendrá duración indefinida, salvo modificación posterior debidamente comunicada a los Titulares.

Cualquier cambio sustancial en el contenido de esta Política, en especial en lo relacionado con la identidad del Responsable del Tratamiento, las finalidades del tratamiento, o las categorías de datos tratados, será comunicado a los Titulares con antelación razonable a su implementación, mediante:

• Publicación en el sitio web oficial de Contigo Seguros.
• Comunicación directa a los Titulares a través del correo electrónico registrado.
• Aviso visible en las instalaciones físicas de la empresa.

Cuando el cambio implique una nueva finalidad del tratamiento, se obtendrá una nueva autorización del Titular antes de proceder.

XVI. DISPOSICIONES FINALES

En todo lo no previsto expresamente en la presente Política, se aplicarán las disposiciones de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, las circulares e instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio y demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.

La presente Política fue aprobada por la alta dirección de Contigo Seguros y se publicó por primera vez en el año 2025. Forma parte integral de los procesos de cumplimiento, gestión de riesgo y gobierno corporativo de la empresa.